CHI E’ IL CONTRACT MANAGER?
La funzione del Contract Menager comprende la negoziazione, la creazione e l’amministrazione di un contratto tra due o più parti le cui maestranze si attivano per realizzazione di un progetto comune.
Gli obiettivi specifici di questa funzione sono:
- Supportare la funzione di approvvigionamento con la negoziazione di termini e condizioni;
- Documentare gli accordi contrattuali;
- Monitorare le prestazioni contrattuali;
- Chiudere i contratti.
Il primo passo specifico della procedura a cui il Contract Menager fa riferimento è quello della negoziazione dei termini del contratto con uno o più fornitori. Un contratto è un accordo sottoscritto tra due o più parti che crea legalmente fra le stesse delle obbligazioni vincolanti. Il contratto stabilisce queste obbligazioni e le azioni che possono essere intraprese in caso di inadempimento.
il Contract Menager si pone come punto centrale nella realizzazione prima e nella gestione poi di questi contratti, valutando per ognuno di essi vincoli e obbligazioni ed eventuali correlazioni. Quando aumenta la dimensione e la complessità del lavoro, si dovrà procedere al coordinamento di molteplici contratti. Questo tipo di impegno sarà spesso assolto meglio attraverso contratti quadro con fornitori che coprono più progetti, piuttosto che per mezzo di più contratti negoziati separatamente per i singoli progetti o pacchetti di lavoro.
Nei progetti estesi dove sono in essere molteplici contratti, il Contract Menager deve ben comprenderne le interdipendenze. Le azioni di un fornitore possono impattare negativamente su un altro, portando a controversie contrattuali. I contratti dovrebbero quindi essere redatti dopo aver considerato tutte le interdipendenze e in conformità alle stesse.
Nel caso di inadempienze nella parti contrattuali, lo stesso contratto diventa lo strumento di gestione del conflitto e quindi di risoluzione del conflitto.
il Contract Menager non dovrebbe ricorrere immediatamente alla ‘lettera della legge’, ma deve approcciare il conflitto relativo ad un contratto con la dovuta moderazione. Ci potrebbero essere delle circostanze attenuanti e l’impatto della rottura della relazione con un fornitore dovrebbe essere soppesato in rapporto ai benefici di risolvere la controversia in altri modi.
Inoltre deve assicurare che il team di gestione sia consapevole del fatto che da comunicazioni mal formulate o da azioni inappropriate possono scaturire obbligazioni contrattuali. La giurisprudenza conferma infatti che un contratto può essere modificato se non ci sono formali disposizioni legali.
Una volta che il contratto è terminato, il Contract Menager dovrebbe confermare che le obbligazioni giuridiche nate dal contratto siano state adempiute. Aspetti quali le garanzie degli apparati e le responsabilità per difetti e vizi su di essi devono essere gestiti per mesi, se non addirittura per anni, dopo la chiusura del contratto. Si devono quindi prendere in considerazione le responsabilità relative alla gestione di questi obblighi di lungo termine e, ove appropriato, documentarle nel rapporto sulle azioni a seguire.
